指示や説明がいい加減な人

ども、レゴで説明どうりに作ったのに別のものが出来上がってしまうぐぐーるです。

指示がわかりにくいひとっていますよね。僕はよく言われます。でも、僕も「このひと何言ってるんだろう？」と感じることもあります。

これについて考えてみました。

言葉を使って指示をするのに伝わらない人たち

僕は「指示や説明がわかりづらい」とよく言われました。自分なりに考えた結果、この原因は言葉を組み立てて相手にわかりやすく伝えようとする気持ちが全く無かったんですね。

相手が読解能力が高い人だと、つまり、こうで、こうで、こうすればいいですか？みたいに聞いてくれるので、そうそう！となって良く助けていただきました。

次に僕がわかりづらいと感じた人に多かったのは抽象的な言葉が多くて、こちらの知らない言葉を使ってくる。だから言葉一つ一つについて質問して、こちら側で何が言いたいのかを探さないといけない。

ひとの記憶は一つ一つが塊として記憶されている。自分でそれを使うときには意識することはないが、そのままでも使うことができるし、部分的に取り出して使うこともできる。ところが、これを人に説明するときには相手の分かるレベルにまで細かくする必要がある。

教師と専門家が似た知識を持っていてもその使い道が違うことに似ている。専門家はその知識を使って、新たな問題を解くことを求められているが、教師はその知識を分解して、生徒にわかる形で組み立てて伝えることが目的。

仕事を進める上で得た知識をまとまった塊として扱いやすくすることで効率が上がる。それを解きほぐして人に伝えるのは実はなかなかに高度な作業だ。

人に説明するには二つのプロセスがある。一つは自分の知ってることを相手の知識に合わせて分解する。もう一つは分解したものを言葉にして、文として組み立てること。

普段から人と接して、グループで動く人どうしであれば、ある程度、共有している知識があるので伝えるのに苦労はないが、一人で仕事を進めてる人が知識の共有がない人に伝えるのは骨が折れるか、伝わらない指示をするかになる。

つまり、指示や説明が下手くそな人は自分の知識や考えをひとのレベルに合わせて分解するのが下手、分解できてもそれを言葉にして出すのが下手。ということです。

ご自身でも努力してくれることが大事ではあるけど、毎度わかりにくいことを言われてたのではこっちも仕事が進まない。

分解が苦手なひとには対話で分解を手伝って、うまく言葉を引っ張り出す。

言葉を組み立てるのが苦手なひとならば、僕を支えてくれたひとのように相手の言葉を並び替えて、順序良く確認していけばよい。

なんで、こっちが手間をかけないといけないのかと思うかもしれないが、でたらめな指示でやり直しや責任を問われたりするのは結局自分。それにこれをすることで、手に入るものもある。

まず、相手のことを考えてコミュニケーションをする練習ができる。コミュニケーションは相手のことを理解するのが目的、こちらは相手の言うことを理解しないと仕事にならないので、それを動機にすればメリットは大きい。

次に人は何かが分かると嬉しい。自分の中でモヤモヤしてるものをはっきりさせてくれる人は確実に好意を持たれるだろう。

みっつめに、好かれるということは相手をある程度コントロールしやすくすることでもある。好かれている相手とそうでない相手に自分の要求を飲ませたいとき、どちらがやりやすいかは言うまでもない。

面倒が多いけど、相手のことを想像しながら相手の言いたいことを見つけていける力というのは大事ですし、自分が説明や指示をする側になったときにも役に立ちます。そういったことができる人は必ず重宝される存在になるので面倒な人と突き放さずにいろいろ手を打って見るといいかもしれません。

僕は自分の翻訳をしてくれた彼には多大な感謝をしています。

ただ、これからAIが普及してくると人と人の間にAIが入って翻訳してくれる未来なんてのもあり得るんじゃないかと思ってます。